Etiketa a etika obchodní korespondence

Moderní obchodní realita je taková, že pouze 15% středních a velkých podnikatelů usilujících o posílení svých pozic na trhu dosahuje svých cílů. Z tohoto důvodu se význam obchodní etikety násobí, protože nedodržování jejích norem z mnoha jiných důvodů často vede k roztržce užitečných obchodních vztahů.

V širokém výkladu etiky se nazývá soubor obecných principů zaměřených na regulaci sociálních vztahů. Etika obchodních vztahů se tak zabývá otázkami týkajícími se přijatého řádu a stylu interakce v podnikatelské sféře.

Podrobné etické aspekty obchodních vztahů jsou obchodní etiketa, včetně např. Postupu pro jednání, pravidel podnikového chování, obchodních tradic a rituálů, prvků podřízenosti, způsobů a stylů komunikace a psaní a otázek správnosti jednání s partnery a obchodními kolegy.

Význam etiky a etikety, jakožto její složky, spočívá v tom, že normativní základ, který vznikl v důsledku dlouhodobé praxe, do značné míry zjednodušuje komunikaci, vytváří srozumitelný a přístupný kontext v podnikatelské sféře, který umožňuje správně dosahovat cílů a výrazně šetří čas.

Jinými slovy, hovoříme o speciálním algoritmu pro řešení obchodních problémů, který nám umožňuje nastavit a úspěšně dosáhnout požadovaných obchodních cílů racionálním a konfliktním způsobem. Úroveň vlastnictví tohoto algoritmu nám umožňuje vyvodit přímé závěry o stupni profesionality obchodního partnera nebo oponenta v obchodním sporu.

V této souvislosti je důležité dodržovat tyto obecné zásady:

• přesnost všude a ve všem;
• bezpečnost informací;
• zvukový altruismus;
• příznivé, vhodné pro image podnikatelského prostředí;
• kompetentní ústní a písemný projev;
• dodržovat pravidla obchodní kultury.

Typy obchodní korespondence jsou různorodé a s určitým stupněm konvenčnosti mohou být rozděleny do dvou hlavních typů:

• mezistátní - mezi státními organizacemi, zahraničními zastupitelskými úřady a úředníky (různé poznámky, memoranda a jiné formy) jsou prvky diplomatických vztahů;
• komerční - písmena polooficiálního statusu používaná v oblasti obchodních vztahů mezi institucemi a organizacemi.

Styl psaní oficiálního dopisu, navzdory lingvistickým a některým tradičním rozdílům, má určitý společný základ a skupinu institucí vyvinutých zavedenou praxí. Například řada požadavků na směrovost protokolu, která je dána postavením odesílatele a adresáta, je založena na počátečním nastavení vzájemného respektu a správnosti. Proto bez ohledu na typ dokumentu musí strukturálně obsahovat následující prvky:

• odvolání (oficiální status adresáta);
• kompliment (zdvořilý konec dopisu);
• podpis;
• datum (den, měsíc, rok a místo psaní zprávy);
• adresa odesílatele (příjmení, oficiální status, adresa jsou umístěny v horní nebo dolní části první strany dopisu).

Kromě toho existuje řada předpisů, které se přímo týkají písmen:

• obchodní dopisy jsou napsány na hlavičkových papírech nebo listech papíru pouze na jejich přední straně;
• stránkování se provádí arabskými číslicemi;
• zprávy jsou prováděny v tištěném textu;
• vymazání a opravy nejsou v těle dokumentu povoleny;
• dokument je složený text uvnitř;
• čekací doba na odpověď na dopis není delší než deset dnů.

Obchodní sdělení by mělo mít jasný cíl a obsahovat jednu otázku a celý text by měl být zcela a zcela podřízen jejímu obsahu, ať už jde o nabídku obchodu, obchodní dotaz nebo jednoduše relevantní informace.

Klasifikace obchodních sdělení je různorodá a závisí na jejich funkční a cílené orientaci. Například písmena jsou:

• oznamování;
• připomenutí;
• pozvánky;
• informobzory;
• objednávky;
• doprovodné;
• jiné typy.

V obchodní korespondenci nejtypičtější:

• žádosti;
• nabídky;
• objednávky;
• stížnosti;
• záruky.

Jako forma obchodní komunikace, v přísném smyslu definice, dopisy jsou rozděleny do 2 typů - obchod a soukromý-oficiální.

Pro podnikání patří korespondence, plynoucí mezi organizacemi a institucemi. Soukromý oficiální dopis je zpráva, která je instituci zaslána soukromou osobou nebo naopak institucí soukromou osobou.

Existuje řada pravidel obchodní korespondence.

• Dopis by měl povzbudit vznik obchodního zájmu od příjemce, a to jasně a na základě přesvědčivých faktických údajů, ukázat výhody partnerství a nevýhodnost prolomení partnerství. Text by měl být povzbudivý, motivující ke spolupráci.
• Projev nadměrných osobních emocí v obchodním dopise není nejlepším způsobem, jak dokázat svůj případ a vyřešit tento problém.
• Aby se předešlo přetížení a ucpání textu dopisu, je třeba se vyvarovat jakýchkoli obrazových srovnání, metafor, alegorií a hyperbole.
• Pro jasnou a stručnou prezentaci tématu je lepší použít jednoduché věty, vyhýbat se podrobnostem a nadměrným podrobnostem. Základní myšlenka zprávy by měla být podpořena pouze příslušnými argumenty, které jsou obvykle umístěny v přílohách dopisu (grafy, grafy, digitální data).
• V textu by měly být přiděleny odstavce, z nichž každý, představující samostatnou myšlenku, začíná novým řádkem.

• V podnikové písemné zprávě by neměly být používány popisná přídavná jména, zvláštní vysvětlení a podrobnosti. Na konci psaní je vhodné dokument zkontrolovat a odstranit fráze, které nemají skutečný sémantický obsah.
• Gramotnost je základním prvkem textu. Přítomnost pravopisu a dalších chyb ve zprávě je nepřijatelná.
• Zadání předmětu dopisu je povinné. Předmět v dokumentech by se měl krátce a prostorně odrážet, šetří čas při čtení a pozitivně charakterizuje odesílatele. Pokud je dopis zaslán e-mailem a obsahuje obzvláště důležité informace, měl by být opatřen zvláštní „vlajkou“, která je k dispozici v elektronické službě.
• Dobrá čitelnost textu poskytuje fonty Arial nebo Times New Roman s průměrnou velikostí písma. Se speciální potřebou jsou klíčové myšlenky povoleny kurzívou nebo tučným písmem.

• V textu je vhodné použít podnadpisy (3-4), které umožňují snadnější pochopení uvedeného textu.
• Výpisy, seznamy a seznamy lze nejlépe vytvořit pomocí speciálních značek.
• Firemní šablona (schéma) - vynikající indikátor efektivity a objektivity v obchodní komunikaci.To je obzvláště důležité v podnikovém aspektu, protože umožňuje vyniknout v příznivém světle a splnit oficiální status.

Typická je struktura obchodní zprávy. Tradičně obsahuje:

• úvod;
• hlavní část;
• závěru

Úvod shrnuje účel dopisu. Hlavní část popisuje podstatu problematiky. Na závěr je žádoucí shrnout obsah hlavní části, například ve formě závěrů. "Postscripts" a různé druhy poznámek pod čarou jsou nežádoucí.

Závěrem lze říci, že nevhodné fráze, které se podobají manipulacím, například: „Doufám v vzájemně prospěšné partnerství“ a tak dále. Je lepší se rozloučit v obchodním dopise s jednoduchými frázemi - „S pozdravem“, „S pozdravem“ a tak dále.

Ve spodní části zprávy jsou uvedeny: F. I. O., je podepsán oficiální status, název společnosti. Čísla kontaktů jsou také uvedena.

Tabulky a grafy jsou připojeny do samostatného souboru (balíčku), který označuje na konci dopisu. Pokud existuje skupina investic, pak jsou uvedeny soupis s názvy.

Zkratky a speciální zkratky můžete použít pouze v případě, že jste si jisti, že je příjemce pochopí.

Aby byl text logičtější přísnost a konzistence v obchodní slovní zásobě, používají se jako vazby následující fráze:

• z tohoto důvodu;
• na základě výše uvedeného;
• kvůli tomu;
• podle údajů;
• na tomto základě;
• zvažování;
• a další.

Ve virtuálním prostoru je obchodní interakce, reprezentující komunikaci v miniatuře, specifická a neméně vyžaduje dodržování příslušných pravidel etikety. Příslušná práce s dopisem v souladu s praxí předpokládá provedení následujících poznámek týkajících se rozsahu, jazykových norem, struktury a formátu.

• Vzorec tématu musí přesně odpovídat tématu uvedenému v textu. To vám umožní rychle nastavit čtenáře na požadovanou obchodní náladu.
• Optimální objem dokumentu odeslaného e-mailem se vejde do "jedné obrazovky" s maximálním množstvím textu - jeden list ve formátu A4.
• Optimální velikost příloh - ne více než 3 MB.
• Odeslané soubory jsou doporučeny jako „zabalené“ do standardních archivů typu zip nebo rar. Ostatní jsou během přepravy často blokováni.
• Hypertextové odkazy musí být standardní (modré, podtržené).
• Odpověď adresátovi by měla být umístěna nahoře, na začátku dopisu a ne níže. Tím se uloží korespondent z nadměrného a nuceného rolování předchozího textu.

• Musíte použít jazyk dopisu, nejrozumnějšího partnera Otázka vhodnosti použití ve zprávě profesionalita, korporátní slovní zásoba, slangové výrazy a zkratky (zejména v externí korespondenci) se rozhoduje zvlášť v závislosti na kontextu a vlastnostech korespondentských partnerů.
• Je důležité informovat partnera o přijetí jeho zprávy - jedná se o znamení dobrého vkusu a části obchodní etikety, která mu respektuje.
• To by mělo být zodpovězeno co nejrychleji. Pokud z nějakého důvodu nemůžete rychle odpovědět, měl by být partner informován o přijetí dopisu a uvést čas odpovědi. Etická a pohodlná dočasná pauza před odpovědí - 48 hodin po obdržení zprávy. Po této době se osoba obvykle domnívá, že zpráva je ztracena nebo ignorována. Nadměrná pauza v korespondenci je často spojena s rizikem ztráty partnera a je s ním zacházeno jako s porušením etických standardů.
• Na konci zprávy by měly být umístěny kontaktní údaje, které jsou uvedeny ve všech písmenech bez výjimky, bez ohledu na pořadí distribuce.
• Během přepravy je důležité věnovat zvláštní pozornost otázkám soukromí.

Další informace o obchodní etiketě naleznete v následujícím videu.